Ciclo PDCA

Palavras-chave: ferramentas, planejar, fazer, checar, agir.

Não sabe como começar a Solucionar um problema? Tem dificuldades em identificar oportunidades de melhoria no processo? Quer aplicar o modelo de Melhoria Contínua na sua empresa? O ciclo PDCA pode ajudar a solucionar todos esses problemas e ainda mais.

O que é?

Originalmente criado pelo físico e engenheiro estadunidense Walter A. Shewhart na década de 20, a ferramenta se tornou popular na década de 50 através do também norte-americano Willian E. Deming considerado guru da qualidade e da melhoria contínua dos processos produtivos.

O ciclo PDCA é chamado assim devido ao nome inglês de cada uma das etapas que o compõem: P do verbo “Plan” ou planejar; D do verbo “Do” ou fazer; C do verbo “check” ou checar, verificar; e A do verbo “Action” de agir.

O PDCA é uma das ferramentas mais consagradas para proporcionar a melhoria contínua dentro das organizações. Seu escopo de utilização é tão amplo que até mesmo a ISO9001:2015 recomenda a utilização da metodologia, segundo a norma pode-se aplicar o ciclo em qualquer processo do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), por exemplo na tratativa de não conformidades, tornando o processo muito mais eficiente.

Partindo da ideia de que nenhum processo é perfeito e de que o aprimoramento é sempre possível, o PDCA oferece condições para gerir o processo com foco na qualidade. Portanto, Empresas e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução, já que é um método contínuo que consiste em um ciclo de aperfeiçoamento

Como Funciona?

Como dito, o ciclo é composto por quatro etapas: planejar, fazer, verificar e agir.

Planejar

A etapa do planejamento define os objetivos e quais serão as metas almejadas no ciclo. Para essa etapa ter sucesso, é fundamental que os gestores saibam realizar um planejamento de projeto. A dica é avaliar qual o melhor modelo de planejamento para o projeto e indicadores de desempenho para medir a eficácia do ciclo.

Algumas ferramentas que podem auxiliar na tomada de decisão são:

• Diagrama de Ishikawa

• Gráfico de Pareto

• 5W2H

• Brainstorming

Um bom planejamento resulta em metas bem definidas e um projeto bem focado. Por isso, essa etapa acaba sendo uma das que mais consome tempo e demanda complexidade.

Fazer

Na etapa do “fazer” a sua equipe coloca em prática o plano de ação e evita perder o foco no decorrer do ciclo.

Caso não consigam executar o que foi planejado, é preciso retornar à etapa do planejamento e entender os motivos do planejamento não ter dado certo.

Caso tudo ocorra conforme o planejamento, sua equipe estará pronta para a próxima etapa e começar a analisar os resultados.

Checar

O check é o estágio onde são identificadas possíveis brechas no projeto. Nessa etapa, verifica-se os indicadores de desempenhos e os resultados obtidos do que foi executado para confirmar se o que foi planejado já está implantado e comparar o antes e depois do projeto para entender se a meta proposta foi atingida ou não.

Existem duas formas que podem e devem ser utilizadas para realizar essa etapa. A primeira é paralela a execução, acompanhando os indicadores e a execução para garantir que o trabalho está sendo bem direcionado. A outra forma é no final da execução, para comparar os dados completos de antes e depois da aplicação do método.

Agir

O último estágio do PDCA se caracteriza como a fase em que são aplicadas as ações corretivas para os problemas, de modo a aperfeiçoar o projeto.Com as devidas correções sua organização irá tornar o plano aplicado no projeto como o padrão do processo.

Rode o ciclo várias vezes

Lembre-se que o PDCA é um ciclo de melhoria contínua, ou seja, deve rodar constantemente. Nada está perfeito, sempre há espaço para melhoria.

Após tomar as ações corretivas no final da primeira rodada do PDCA, é possível criar um novo planejamento para melhorar outro procedimento ou resolver outro problema, dando início a mais uma rodada do PDCA.

Principais motivos para aplicar já a ferramenta em sua empresa

1. Possibilita e simplifica a gestão de processos;

2. Sua aplicação não exige amplo conhecimento quanto a teorias ou ferramentas de administração;

3. Foca na qualidade, gerando resultados que aumentam o valor dos produtos e serviços das organizações;

4. Aumenta o controle sobre as atividades;

5. Fornece aprendizado constante;

6. Serve para engajar e motivar as equipes, mostrando que cada um tem seu papel na busca pela melhoria contínua;

7. Ao priorizar a melhoria contínua, eleva a competitividade das empresas;

8. Propicia o teste, validação ou negação de soluções para diferentes problemas;

9. Graças ao monitoramento frequente, permite a identificação precoce e até a prevenção de desvios grandes e pequenos;

10. Reduz custos com recursos humanos, materiais e financeiros;

11. Diminui o tempo e a energia dedicados para responder a uma demanda;

12. É versátil, podendo ser aplicada em qualquer departamento de companhias atuantes em todos os setores (indústria, comércio ou serviços).

Referências

FCAP Junior Consultoria – Ciclo PDCA a resolução dos seus problemas

FIA (Fundação Instituto de Administração) – PDCA

Nomus blog Industrial – Ciclo PDCA

Robson Camargo Projetos e Negócios – Miniguia PDCA

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