Lean Office: eliminando desperdícios e aumentando a produtividade do seu escritório.

Dificuldades em gerir as informações da sua empresa? A falta de padronização dos seus processos administrativos está afetando seus resultados? Muito tempo perdido procurando um documento importante? Se a resposta para essas perguntas for sim, acompanhe nos até o final deste artigo para aprender a incorporar essa melhoria contínua, chamada Lean Office, no dia a dia da sua empresa.


O Lean Office consiste:

Na adaptação e utilização das ferramentas do Lean Manufacturing para eliminar desperdícios no fluxo de informações e na execução dos processos administrativos das organizações, proporcionando um atendimento ao cliente de forma mais rápida, eficiente, com qualidade e baixo custo, tornando a sua empresa ou seu escritório mais competitivo em relação aos concorrentes.

Em escritórios é um pouco mais difícil identificar desperdícios do que em fábricas de manufatura. Abaixo listamos alguns desperdícios relacionados a escritórios:

· Superprodução: criar documentos, cadastros ou registros duplicados, disparar e-mails em excesso, informações e detalhamento desnecessários, processar trabalho antes que a próxima etapa necessite, excesso de cópias.


· Espera: é o tempo perdido ao se esperar por aprovações, decisões, informações, sistemas fora do ar, falta de pontualidade, demora ou impossibilidade de encontrar documentos arquivados, geralmente enquanto se espera por alguma dessas informações alguma atividade está parada, gerando desperdícios a empresa.


· Movimento: deslocamento até um setor em busca de uma assinatura, layout do escritório não otimizado, percursos internos a equipamentos centrais, como impressoras e copiadores, procurar um documento que poderia ter sido armazenado em um pen-drive facilitando a busca, são movimentações totalmente desnecessárias considerando que estamos vivendo a Era da Tecnologia.


· Estoque (Inventário): documentos abertos em processamento, excesso de informações armazenadas tanto físicas como eletrônicas, estoques elevados de material de escritório, estoques de documentos obsoletos, resumindo, informações em papel de qualquer tipo.


· Defeitos: correção de relatórios, cancelamento de notas fiscais, recadastramento por falhas ou dados incompletos, refazer um serviço ao cliente, formatação incorreta de dados, erro ortográfico ou de digitação, refazer uma atividade porque as informações que chegaram até você estavam erradas devido a comunicação ineficiente, enfim, quaisquer tipos de retrabalhos.


· Trabalho desnecessário: é a energia gasta para realizar uma tarefa ou elaborar um documento, apenas para cumprir um protocolo. Geralmente, o colaborador nem sabe qual a finalidade, mas faz porque “sempre foi assim”, gerando desmotivação. Além de processos burocráticos desnecessários, tarefas redundantes, muitos níveis de aprovação, banco de dados não padronizado, processamento de informações desnecessárias, falta de padronização das atividades, resultando em diferentes formas de execução.


· Transporte: múltiplas aprovações físicas em documentos, obrigando a passar papéis de um lado para o outro, transporte de documentos entre salas, andares, departamentos, transferência constante de equipamentos.


· Conhecimento não compartilhado: falta de estímulo a criatividade, falta de abertura para ideias e sugestões. Quando um colaborador guarda para si e não compartilha, por qualquer razão, uma informação que melhoraria alguma atividade ou processo, a empresa perde.


· Agenda: má utilização dos horários e reuniões desnecessárias.


· Realização de procedimentos informais: atividades sem padronização e instruções, que podem ocasionar em erros constantes.


· Excesso de tarefas no processo: atividades que não geram valor no resultado final.


Agora que você já sabe como identificar um desperdício no seu escritório ou no seu espaço administrativo, vamos te ensinar o passo a passo para implementar o Lean Office.

1º Identifique o fluxo de valor: faça um mapeamento do seu processo, e a partir dele identifique e avalie as atividades que são essenciais e geram valor para o cliente e aquelas que não geram valor.

2º Elimine desperdícios: agora que você sabe o que contribui para a empresa e para o seu cliente, elimine e reduza os desperdícios identificados, de forma a manter o ambiente de trabalho organizado e os processos produtivos eficientes.

3º Mantenha o ciclo da melhoria contínua: estabeleça métricas de desempenho de processos e os análise constantemente, avaliando se as mudanças efetivadas estão surgindo o efeito esperado. Nesta etapa você pode utilizar a ferramenta PDCA.

Além do mais, a organização do seu escritório é essencial para um processo mais enxuto, sendo assim não deixe de implementar a ferramenta 5S no seu espaço administrativo, uma ótima aliada para aumentar sua produtividade e eliminar os desperdícios.


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